협업을 위한 기획자의 문서 작성

 

동료끼리는 업무와 관련된 이야기를 대화나 메시지를 통해서 1:1로 나눠선 안 된다. 그러나 자신의 무지나 실수, 잘못, 문제, 사고 등이 드러나는 것이 부끄럽고 두려워서인지, 아니면 조직에 대한 신뢰나 심리적 안정감이 없어서인지, 일과 관련된 내용을 사적인 채널로 나눈다. 특히 업무의 협의나 진행, 의사결정, 주요 정보 등은 모든 구성원이 알아야 하는데 이를 자신의 능력이나 권력, 무기로 착각을 하는지 애써 숨긴다. 이런 동료는 공개나 공유할 내용인지 아닌지 헷갈린다고 변명한다.

 

특히 애자일 조직에서는 수평적이고 자율적인 조직 문화를 추구하기 때문에 모든 정보가 투명하게 공개되고 공유되어야 한다. 그래야 최대한 많은 정보를 바탕으로 자율적으로 판단하고 결정하여, 빠르고 효과적으로 일을 진행할 수 있기 때문이다. 게다가 애자일 문화에서는 성공뿐 아니라 실수와 실패를 통해 경험을 축적하며 모든 구성원이 함께 배우고 학습하며 성장하는 것을 전제로 하기 때문에, 모든 정보와 지식을 투명하게 공개하고 공유해야 한다.
따라서 애자일 조직에서는 업무와 관련된 모든 내용이 효율적으로 작성 및 관리되고 투명하게 공개되며 쉽고 편하게 찾고 공유할 수 있도록, 업무용 메신저와 함께 칸반이나 위키 등의 애자일 도구를 사용한다. 이를 통해 모든 대화와 정보가 오가야 하며, 구성원 모두가 필요한 경우에 편하게 검색하고 열람할 수 있어야 한다. 모든 업무는 문서의 형태로 작성되어야 하므로 글쓰기는 직장인에게 중요한 역량이다. 그러나 글의 형식으로 작성하는 것을 귀찮고 힘들어하는 사람이 많다. 업무의 효율적인 진행을 위해 문서 작성을 최소화해야 한다며 글을 작성하지 않으려는 사람도 있다. 물론 대기업이나 공공기관 등과 같이 회사의 정해진 양식과 형식에 맞춰 글을 작성하고 공들여 꾸며야 한다면, 나도 똑같이 생각했을 것이다.

칸반이나 위키와 같은 협업 툴은 꾸미기에 시간을 들이지 않고 내용에 집중하며 문서를 작성하고 쉽게 공유할 수 있게 한다. 문서의 유형에 따라 일정한 양식을 제공할 수 있도록 템플릿 기능을 지원하고 있어서 모든 구성원이 문서를 쉽고 빠르게 작성하고 이해할 수 있다. 그래서 나는 반복적으로 작성되는 문서 유형은 아래와 같이 작성 양식을 만들어 제공한다.

 

지라 칸반에서 제공하는 양식 기능

 

지라 칸반에서 제공하는 템플릿 기능

 

그리고 최초 템플릿을 만들어 제공하더라도 반복해서 작성하다 보면 불필요한 항목이나 추가하는 항목이 있다. 따라서 항목을 추가 및 수정, 삭제하며 필요 최소한의 항목으로 유지하고 관리하는 것이 중요하다. 
작성된 문서를 수정하는 경우에는 문서의 형식에 따라 변경 내역을 제공한다. 이전 파일을 삭제하지 않고 수정된 파일을 새로 작성해서 파일명에 변경된 버전 정보를 담고 버전에 따른 수정 내용을 제공해야 한다. 그런데 파워포인트나 워드가 아닌 협업 툴의 경우에는 변경 내역을 남기지 않고 바로 수정하는 경우가 많다. 협업 툴의 경우에도 많은 내용을 동시에 변경하는 경우에는 버전을 관리하며 작성해야 한다. 일부 수정이라면, 수정된 내용을 삭제하기보다는 취소선으로 처리하거나 정보 박스 등을 추가해서 이전 내용을 그대로 둔다. 또한 갑작스러운 변경에 따른 오해의 소지를 줄이고 관련 문의에 대응하기 위해 수정한 이유 및 수정자를 함께 표기한다.

 

취소선으로 처리한 경우

 

확대 박스를 추가한 경우

업무와 관련된 모든 커뮤니케이션은 검색과 열람이 어려운 환경에서 이루어지면 안 된다. 담당자가 부재하거나 퇴사했을 때 빠르게 대응하거나 조치할 수 없기 때문이다. 다만, 지나친 문서 작성으로 인해 업무 효율성이 떨어질 수 있기 때문에 작성 양식을 제공하는 등 효율적으로 문서를 작성하고 관리하며 공유하는 방법을 고민해야 한다.

 

문서 작성 시 Tip

1. 양식이나 꾸미기에 시간을 낭비하지 않고, 쉽고 빠르게 작성 및 이해할 수 있도록 템플릿을 활용한다.
2. 내용의 변경 시에는 버전 정보, 수정 날짜, 수정 이유, 수정자 등의 변경 내역을 확인할 수 있도록 제공해야 한다.
3. 문서를 PPT로 작성하는 경우에는 PDF 형식으로 공유될 수 있기 때문에 내용이 장표를 벗어나지 않도록 작성해야 한다. 또한 장표가 추가 및 삭제될 수 있기 때문에 페이지 번호 대신 별도의 페이지 코드를 생성해서 작성해야 한다.
4. 모든 동료들이 이해할 수 있도록 작성하되 서술형으로 작성하지 않고 최대한 짧게 작성해야 한다.
5. 반복해서 활용되거나 다수의 동료들이 이해해야 하는 정책이나 용어 등은 위키에 별도로 정리하여 작성해야 한다.

 

 

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